獨立董事溝通政策

溝通方式

  1. 本公司財務主管、內部稽核主管及簽証會計師實際參與列席董事會,獨立董事皆能隨時與公司財務主管、稽核主管及會計師聯繫,並透過董事會提供建議,並紀錄於會議記錄。
  2. 獨立董事與內部稽核主管至少每年舉辦一次座談會,就本公司內外部稽核查核主要檢查一件等議題進行充分溝通即作成紀錄,並將座談會議紀錄提董事會報告。
  3. 本公司審計委員會由全體獨立董事組成,內部稽核主管於完成稽核報告後,定期於次月交付審計委員會審閱,並於董事會議例行報告;審計委員會(獨立董事)並審查公司內控、內稽運作情形及公司自行檢查之結果,定期審核財務表冊,並出具審查報告。
  4. 內部稽核主管依規定出席審計委員會報告稽核業務,內部稽核主管至少每半年向審計委員會報告稽核業務執行情形、內部作業事項、稽核人員訓練及內外部稽核查核重大檢查事件及改善辦理情形等。若遇重大異常事項時得隨時召集會議。
  5. 審計委員查閱稽核報告影本後若有疑問或指示,會以電子郵件聯絡或來電向稽核主管詢問或告知辦理。
  6. 稽核單位應每月追蹤稽核報告內控缺失及異常事項改善情形之執行進度,並按季作成追蹤報告呈送各審計委員。
  7. 會計師每年至少二次就本公司財務狀況、海內外子公司財務及整體運作情形及內部控制之查核情形向獨立董事報告,並針對有無重大調整分錄或法令修訂有無影響帳列情形充分溝通。會計師應於每季的審計委員會會議中報告當季財務報表查核或核閱結果,以及其他相關法令要求之溝通事項。
  8. 本公司內部稽核主管及會計師與審計委員會(獨立董事)可透過董事會和審計委員會以及稽核單位定期提供之稽核報告,了解公司營運狀況及稽核情形,獨立董事並可透過各種報告及各式管道(例如:電話、傳真、電子郵件等)與稽核主管及會計師進行良好溝通。

溝通結果

一、歷次獨立董事與內部稽核主管溝通情形摘要
日期 溝通事項 溝通結果
108年3月13日 第1屆第17次審計委員會,溝通事項如下:107年12月及108年1月內部稽核業務報告,公司治理評鑑自評結果意見回覆,英文版財報資料查核。 報告107年12月及108年1月內部稽核的執行情形,及公司治理評鑑自評結果意見回覆相關事項,並和獨立董事進行討論及提出改善方案。
108年5月7日 第1屆第18次審計委員會,溝通事項如下:108年2月至3月內部稽核業務報告。 報告108年2月及3月內部稽核執行情形。
108年6月28日 第2屆第1次審計委員會,溝通事項如下:報告公司治理內部控制及內部稽核情形、 向新任獨立董事報告有關內部稽核計畫及執行情形。獨立董事建議召開會議向新任董事們介紹公司整體營運情形。
108年7月10日 介紹本公司發展情形,讓新進董事們了解 舉辦本公司各部門功能及營運介紹說明會,讓董事長及新任董事(含獨立董事)了解公司目前營運狀況及未來發展方向。
108年8月1日 第2屆第2次審計委員會,溝通事項如下:108年4月至6月內部稽核業務報告 報告108年4月至6月內部稽核的執行情形。獨立董事建議稽核報告應更加完整呈現查核事項說明之相關內容。
108年8月1日 本公司整體營運、內部控制內部稽核制度及公司財務報告說明 介紹本公司內部控制及內部稽核的整體運作情形及智擎公司財務報表內容說明,讓新任獨立董事快速了解公司營運情形。
108年8月8日 介紹部門主管及其相關業務 介紹本公司各部門主管及相關業務讓新任董事了解。
108年10月30日 第2屆第3次審計委員會,溝通事項如下:108年7月至9月內部稽核業務報告 報告108年7月至9月內部稽核執行情形。提供有關預算管理、投資人關係處理之內部控制制度,以及董事會自評結果相關資料給獨立董事參閱。
108年12月18日 第2屆第4次審計委員會,溝通事項如下:108年10月至11月內部稽核業務報告、109年度稽核計畫。 報告108年10月至11月內部稽核執行情形及109年度稽核計畫,獨立董事建議依據風險控管原則,資通安全檢查管理作業的查核頻率由每年一次增加至每季一次。
108年12月18日 獨立董事與稽核主管座談會 討論有關年度稽核主管績效考核、稽核室年度KPI、稽核計畫及教育訓練計畫、稽核室實際執行稽核問題討論與改善、稽核室未來工作期許等議題。
二、歷次獨立董事與會計師溝通情形摘要
日期 溝通事項 溝通結果
108年3月13日 會計師就本公司107年度財務及損益重大查核調整進行說明。針對內部控制檢查評估範圍、方式及發現事項進行報告,會計師針對與會人員所提問題進行討論與溝通,查核報告中關鍵查核事項之溝通,近期重要法令修正影響說明及新公報是用說明。 業經審計委員會通過年度財務報告及提出董事會通過並如期公告及申報主管機關。
108年4月26日 會計師就本公司108年度第一季財務報告及損益重大查核調整進行說明。針對內部控制檢查評估範圍、方式及發現事項進行報告。會計師針對與會人員所提問題進行討論與溝通、關鍵查核事項溝通及近期財務報導相關法令說明。 業經審計委員會通過第一季財務報告及提出董事會通過並如期公告及申報主管機關。
108年8月1日 會計師就本公司108年度第二季財務報告及損益重大查核調整進行說明。 公司財務報表內容說明及查核報告中關鍵查核事項之溝通。 業經審計委員會通過第二季財務報告及提出董事會通過並如期公告及申報主管機關。 會計師向新任獨立董事介紹公司整體財務報表內容詳細說明
108年10月30日 會計師就本公司108年度第三季財務報告及損益重大查核調整進行說明。針對內部控制檢查評估範圍、方式及發現事項進行報告。會計師針對與會人員所提問題進行討論與溝通、關鍵查核事項溝通及近期財務報導相關法令說明。 業經審計委員會通過第三季財務報告及提出董事會通過並如期公告及申報主管機關。
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